Современные условия ведения дел в крупных компаниях и учреждениях, так или иначе, предусматривают периодическую необходимость проведения совещаний и конференций с большим количеством участников. Будь то бизнес-переговоры или презентация проекта заказчикам, научная конференция или съезд представителей политической партии – мероприятия такого масштаба нуждаются не только в отличной организации, но и в оснащении специальной аппаратурой, дающей возможность большому количеству людей выступать, обмениваться мнениями и проводить обсуждения в настоящем времени. С этой целью и применяются так называемые конференц-системы и конгресс-системы. По сути, подобные системы представляют собой комплекс оборудования, позволяющий организаторам крупных мероприятий не только обеспечить комфортную коммуникацию, но и следование протоколу проведения подобных мероприятий.

В общей комплектации конференц-система включает в себя следующие элементы:

- Пульт делегата. Устройство представляет собой вызывную панель с микрофоном, используемую участником мероприятия для проведения выступлений и участия в обсуждениях
- Пульт председателя – имеет расширенные возможности для управления мероприятием и пультами делегатов
- Центральный блок – включает в себя усилитель звука, микшер, коммутатор и иные устройства для регулирования работы всей конгресс-системы
- Системы голосования, обеспечивающие возможность проведения данной процедуры среди делегатов
- Программные комплексы, автоматизированные устройства для обеспечения разнообразных дополнительных процессов функционирования системы (например, установка конференц-оборудования для слабослышащих участников конференции, что позволяет усиливать звук на месте)
- Беспроводные или проводные интерфейсные устройства.

Одновременно с подобным оборудованием в конференц-зале может быть установлена система видеопрезентации, позволяющая проводить наглядную демонстрацию документов, видеоданных и иной необходимой информации. Подобная система видеопрезентации обеспечивает наиболее информативное сопровождение речи выступающего делегата, делающее выступление последнего более конкретным, понятным и интересным.

Нередко участниками крупных конференций и переговоров становятся иностранные граждане, в этом случае к комплектации конференц-системы добавляется специализированное оборудование синхронного перевода. Данное оборудование позволяет организовать перевод речей выступающих делегатов на понятный для конкретного участника язык в реальном времени. С этой целью помещение оборудуется кабинкой переводчика-синхрониста, где специалист и выполняет перевод слышимой им речи, надиктовывая его в специальный микрофон. Эта звуковая дорожка поступает в конференц-систему одновременно с основной версией и может либо централизованно управляться с пульта председателя, либо выбираться каждым участником в индивидуальном порядке. Мультинациональные мероприятия обслуживаются большим штатом синхронных переводчиков, что позволяет каждому делегату, используя оборудование синхронного перевода, выбрать язык по своему усмотрению.

Возможности конференц-оборудования на сегодняшний день весьма широки и при необходимости могут предусматривать возможность установления качественной связи группы с удалёнными участниками через сеть Интернет и специальные протоколы защищенной связи. Но особую популярность приобретают сегодня системы видеоконференции. Подобные системы быстро распространяются в бизнес-среде, ведь на командировки и поездки, презентации и переговоры в каждой крупной компании тратится много временных и денежных ресурсов, особенно в условиях загруженного трафика мегаполисов. Для некоторых же предприятий, например, транснациональных компаний, системы видеоконференции становятся чуть ли не единственным вариантом осуществления качественного и непрерывного контроля деятельности филиалов. Видео-встречи гораздо более продуктивны, чем обычная телефонная связь, так как они позволяют помимо голосовой информации оценивать мимику и жесты собеседников, а так же проводить совместную работу группы в приложениях. Таким образом затраты на установку и эксплуатирование системы видеоконференции окупаются в самые ближайшие сроки после ее внедрения.